Time management: 5 věcí, které vám zefektivní práci

Čas je jedním z nejsilnějších soupeřů, se kterým se denně v práci setkáváme. Lze ho ale využít i efektivně, aby hrál v náš prospěch? Lze a my vám poradíme, na co si dát pozor, jak si naplánovat den a co vám může při práci pomoct k lepším výkonům.

 

Organizace práce

V první řadě je důležité si vše podrobně naplánovat. Pracovní den je dobré ukončit rozvrhnutím úkolů na den další. Průběžně si pište, co musíte udělat i s časovými termíny a z tohoto seznamu vybírejte činnosti na den další. Nezbytností by měl být diář, ať již v papírové, nebo elektronické podobě.

Úkoly seřaďte tak, aby vám to ušetřilo co nejvíce času. Tématicky a místně při schůzkách. Nepřeceňujte své síly a uvažujte realisticky, v opačném případě se může stát, že vám bude chybět až několik hodin času. Tím se dostanete do skluzu, a tedy stresových situací, které snižují vaši výkonnost.

Plnění úkolů neznamená být sociálně mimo

Sociální začlenění je jedním z důležitých prvků zaměstnání. Nejen osobně se pak v pracovním prostředí cítíme lépe, ale odráží se to i na výkonnosti a komunikaci s našimi kolegy při řešení úkolů. Negativním aspektem pak ale bývá zdržování od práce během dne. K tomu se navíc přidávají i soukromé telefonáty, surfování na internetu, chatování apod.

Vhodným postupem je rozdělit si pracovní dobu na sekce, kdy se naplno věnujete své činnosti, a na sekce odpočinkové. Již ráno po příchodu si domluvte s kolegy společný oběd a určete čas, kdy na něj půjdete a hned poté se vrhněte do práce. Budete mít přehled, kolik máte času, a navíc tak během oběda utužíte své vztahy s kolegy. Své soukromé záležitosti raději ponechte doma, anebo striktně dodržujte velmi krátké přestávky během dne, při kterých můžete například zavolat svému partnerovi a zároveň si tak zvýšit soustředěnost na další pracovní úsek dne.

Ani malé úkoly neodkládejte

Z odkládání úkolů, byť těch malých, se může časem stát velký problém. Účinnou pomůckou je ručně napsaný seznam úkolů na celý den, ze kterého si můžete odškrtávat ty hotové. Papírová podoba je v tomto případě vhodnější, protože na ní vidíte, kolik práce jste již udělali, a to vás motivuje k dalším výkonům. Na konci dne máte seznam celý proškrtaný a lépe se tak přepnete do odpočinkového režimu. Velké úkoly střídejte s těmi malými, odkládání vás bude jen stresovat. Naopak malé úkoly dodávají energii na ty velké, protože jsou rychleji hotové a na seznamu zmizí další položka.

Nepodceňujte energetické hodiny

Snad každý v dnešní době občas pociťuje, že již nemá energii na další činnosti, je vyčerpán. Zároveň však ví, že má plno práce, než si bude moct odpočinout, a tak se snaží pracovat i přes svou únavu. Takový postup je velice neefektivní. Jestliže si povolíme trochu odpočinku a dodáme si energii, čas, který je nutný na zbývající práci, můžeme zkrátit až na polovinu a její kvalita se minimálně zdvojnásobí.

Dobré je také se naučit pracovat s rozložením energie během dne. Ráno se pusťte do řešení náročnějších úkolů, po obědě do mechanických činností a večer plánujte a organizujte.

Uspořádejte si pracovní prostředí

Pracovní prostředí má na člověka a jeho výkonnost opravdu nemalý vliv. To se týká prostředí obecně, ale také i uspořádání našeho úzkého pracovního prostoru. Jednak bychom v něm měli mít přehled, což pro každého znamená něco jiného, někdo se vyzná ve svém „nepořádku“ mnohem lépe, než když si stůl uklidí, a jednak by nás měl inspirovat a neodvádět pozornost. V neposlední řadě bychom se v něm měli cítit příjemně. Způsob, jakým splníme tato kritéria, je velice individuální a univerzální obecná pravidla v podstatě neexistují. Každý si přijde na své uspořádání pracovního koutu, ve kterém se mu budou plnit úkoly co nejlépe.

Správný time management vám vážně dokáže zefektivnit i zjednodušit práci a přitom se nejedná o nic složitého. Jen si zorganizovat čas pomocí plánování denních úkolů, zároveň nepřeceňovat své síly a dobře odpočívat. Schopnost time managementu je u zaměstnavatelů velice ceněna, někdy jsou takové soft skills přínosnější než odborné znalosti a dovednosti, které si dokážete během krátké doby osvojit. Pokud si dobře zorganizujete čas. Nebojte se zúročit svou schopnost organizace času a zkuste své štěstí na novém pracovním místě.