´

Práce z domova: Jak efektivně spolupracovat z home office

Práce z domova: Jak efektivně spolupracovat na home office

Pojďme společně vyvrátit mýtus, že práce z domova je anarchie a chaos. Nemusí to tak být! V současné chvíli nejsou stanovená pevná pravidla pro virtuální kancelář. Avšak i práce z domova vyžaduje jasná pravidla. Slaďte si ve svých týmech základní pravidla, kterých se budete držet.

 

Základní pravidla pro práci z domova

  • Stanovte si dobu, ve které každý z kolegů bude k zastižení (určení pracovní a reakční doby, dostupnosti – evidujte si v Outlooku události, díky kterým nebudete v daný čas k dispozici). Každý zaměstnanec by měl nadále dodržovat work-life balance (dodržovat přestávky).
  • Vyhraďte kapacity a používané technologie. Základními komunikačními kanály můžou být Skype, Teams a sdílené úložiště. Čím důležitější je téma schůzky, tím složitější zvolte technologii. Chcete rychlou odpověď? Zavolejte. Chcete od svých lidí diskusi? Zvolte video hovor.
  • Zaveďte týmové porady a zároveň určete člověka, který bude provádět zápis z těchto porad. Tyto informace poté sdílejte na veřejném úložišti (OneDrive, Sharepoint). Ubráníte se dodatečným otázkám či dohledávání. Ideální počet na audio/video meetingy je 2-5 osob. Cílem těchto meetingů je interakce a zapojení. Dejte před meetingem každému členovi roli, jeho zodpovědnost v rámci online schůzky (např. zapisovatel, časomíra, organizátor schůzky a zajišťovatel techniky, facilitátor…)
  • Naučte se respektovat a rozvíjet pravidla. Ptejte se svých lidí, co by ke své práci potřebovali, s čím jim pro jejich efektivitu můžete pomoci. Zajímejte se a přizpůsobujte se daným okolnostem a potřebám týmu a trhu.

Spolupráce a vztahy mezi kolegy

Častým problémem při práci z domova je důvěra a vztahy – absence lidskosti. Během spolupráce na dálku hrozí až 5× větší riziko nedorozumění. Jak se vyhnout nedorozumění?

  • Proaktivně svým lidem věnujte čas. S každým samostatně si denně zorganizujte 5minutovou virtuální kávu – jako kdybyste se sešli v kanceláři.
  • Zaměřte se na zefektivnění komunikace. V domácím prostředí nedostáváte informace automaticky jako v kanceláři. Buďte proto více empatičtí a udávejte dostatek kontextu. Na virtuálních schůzkách se nechovejte jen formálně – zeptejte se i na osobní věci, jako to děláte během osobních setkání. Vždy zjišťujte více, než se očekává.
  • Vyhraďte si svůj focus time. Je to čas, kdy se odpojíte a nenecháte se v práci rušit. Do svého kalendáře si veřejně zapisujte všechny události (formální i neformální). Kolegové vás budou po vzoru následovat a zasadíte další kousek důvěry.
  • Brzděte emoce a mluvte jasně a klidně. Díky neosobnímu kontaktu mohou určité věci vyznít jinak, než je míněno. Raději důležité věci 3× zopakujte a ptejte se, zdali je ostatním všechno jasné.

Výsledky a řízení výkonu

Stále však musíme klást důraz na výsledky a řízení výkonu našich lidí. Kromě propracovaného performance managementu a KPI’s musíme zajistit, že všechny důležité informace jsou všemi v týmu chápány.

  • Každému dejte jasné priority (transparentně).
  • Zapracujte na vnitřní motivaci každého zaměstnance (zjišťujte individuální potřeby a nabídněte pomoc).
  • Důležitá je disciplína a rychlost (dohled nad plněním cílů a dodržování deadlinů).
  • Poskytujte a přijímejte zpětnou vazbu. Cílem zpětné vazby není kritika, ale rozvoj a pomoc. Naučte se svým lidem věřit – zariskujte a dejte jim zodpovědnost.

Manažerský přehled

Závěrem si už jen dovolím dát pár tipů, jak můžete zajistit manažerský přehled ve svých týmech:

  • Rychlé a okamžité informace
  • Online sdílení
  • Denní týmové synchroschůzky – každý za sebe řekne 3 nejdůležitější věci, se kterými se potýkal včera/dnes/zítra
  • Sdílení úspěchů i nepodařených věcí
  • Brainstorming nad aktuálně řešenými tématy
  • Otevřené kalendáře v týmu
  • Sdílení správných informací ve správnou dobu

Bez důvěry to nejde

Tajná přísada pro spolupráci z domova nebo odkudkoliv je důvěra, díky ní zajistíte loajalitu. A chceme-li budovat důvěru, musíme tomu dát příležitost a věnovat čas. Věříme, že i tato nelehká doba nás mnohé naučí. Minimálně si vyzkoušíme spolupráci ve virtuálním prostředí, která se nám i do příštích let bude určitě hodit. Všechna nastavení a pravidla přizpůsobujme a hledejme, díky čemu můžeme být nyní ve své práci co nejefektivnější.

 

Nikola Makovská
ManpowerGroup